サイト運営のコツ

掲示板は複数人で作業を分担するためのタスク管理として、便利です。

しかし、うまくうまく運用しないと、ただ記載されているだけで、作業の分担、という目的が果たせないケースもあります。
そこで、以下の点をルールとして検討してはいかがでしょうか。

1. 依頼事項は、1項目1スレッドにする。
2. 必ず、依頼したい人の名前を明記する。
3. コーディネータ役を決める。
4. コーディネータは、依頼事項が完了したか確認し、完了していたら、スレッドの最初の記事のタイトルの頭に【完了】を追加する。
5. 掲示板の表示方法は「全件一覧」にしておく。
6. コーディネータには、編集者以上の権限を与えておく。（他人の記事のタイトルを修正するため）

情報発信が続かないには、理由があると思います。
その理由を想定し、書き出し、考えてみる必要があると思います。

ここでは、記事を書くのが大変だ。という理由があったとして、考えてみます。

「記事を書くのが大変」という理由も、さらに詳細を聞いていくと、色々な理由を聞くことがあります。

• 記事の文章を考えるのに時間がかかる。
• 写真をPC に取りこみ、アップロードするのが面倒。
• 写真の縮小などの編集が面倒
• 写真を撮っておき、記事の作成は後日やろうと思っていたが、時間が取れない。

など。

このような問題を持つ際は、以下の方法を取ることもご検討ください。

• 活動の写真を中心にして、文章は最小限にする。
• 記事は、活動中にスマートフォンで記入する。
• 写真も、活動中にスマートフォンで撮影し、アップロードする。
• 写真は、記事に挿入時に「画像サイズ」で「中」などを選び、自動で縮小させる。

この方法で運営して行けば、活動が終わった時には、記事の編集も同時に終了できます。

組織としては活動しているのに、なかなか、外向きに情報が発信されない。

よくある課題ですよね。

この問題の解決方法の一つに、ホームページとスケジュール管理などのグループウェアを一緒にしてしまう。という方法があります。

会社や組織にとって、必要なもの、大切なものがあると、それはみます。
例えば、スケジュールや、組織トップからの訓示など。

それを見るために、ホームページを表示し、ログインする。
そうして、自分たちで自分たちのホームページを見る機会を増やすことで、記事が更新されていないなど、気づきが発生、更新への要求と進むことを狙います。